OCR-Belegerkennung: Dokumente und Akten digitalisieren

Prozessoptimierung durch Digitalisierung von Prozessen

Durch die Digitalisierung papierhafter Geschäftsprozesse können Unternehmen ihre Effizienz auf ein vollkommen neues Level heben. Denn die Umwandlung papiergebundener Dokumente in digitale Formate ist nicht nur praktisch und ökologisch nachhaltig, sich bietet auch die Möglichkeit der Prozessautomatisierung sowie einen großen Schutz gegen Datenverlust.

Vorteile der digitalen Belegverarbeitung

Belegprozesse werden durch Digitalisierung deutlich effizienter.
Die Freigabe von Dokumenten erfolgt nicht mehr durch zeitaufwendige Stempelungen und physische Belegumläufe, sondern in Echtzeit innerhalb des digitalen Workflows.

Mehrfacherfassung wie bei manuellen Daten wird vermieden.
Die mehrfache Erfassung von Daten in unterschiedlichen Systemen – etwa im Warenwirtschaftssystem, der Buchhaltung und möglicherweise dem Zahlungssystem – wird verhindert. Das spart Arbeitszeit und erhöht die Effizienz.

Automatisierte Prozesse sparen Zeit.
Digitale Tools speisen die erfassten Daten automatisch in das interne ERP-System („Enterprise Resource Planning“) ein und bereiten sie direkt für die Buchhaltung und das Zahlungswesen auf. Dies führt zu einer signifikanten Beschleunigung der Belegverarbeitung und einer erheblichen Reduktion der Prozesskosten.

Dokumentation und Archivierung werden komfortabel und sicher.
Die Geschwindigkeit, mit der Sie Dokumente schnell und einfach suchen und verarbeiten können, erhöht sich signifikant, Änderungen sind transparent nachvollziehbar und nicht zuletzt gibt es bei der digitalen Archivierung von Dokumenten keinen Qualitätsverlust durch Alterungsprozesse.

Dokumente archivieren: rundum Sicherheit

Durch das Umwandeln von Papierdokumenten in digitale Formate und deren sichere Speicherung in digitalen Archiven können Unternehmen die Zugänglichkeit und Sicherheit wichtiger Unternehmensdaten optimal gewährleisten.

Compliance
Diese digitalen Archive ermöglichen es, strenge Sicherheitsprotokolle und Zugriffskontrollen einzuführen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Dies ist besonders wichtig für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Industriestandards, die oft eine sichere Datenhaltung und Nachweisbarkeit fordern.

Disaster-Recovery
Digitale Dokumente sind weniger anfällig für physische Schäden wie Feuer oder Wasser. Viele Archivierungslösungen bieten zudem automatisierte Backups und Redundanzen, die eine langfristige Bewahrung und schnelle Wiederherstellung im Falle eines Datenverlusts gewährleisten.

Intelligente Erkennung – mit 30 Jahren Erfahrung
In Zusammenarbeit mit führenden Anbietern wie ABBYY bietet EDV-Partner fortschrittliche Lösungen zur Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

OCR-Technologie

Die Vorteile der automatischen Belegerkennung

  • Automatische Belegerkennung
    Die OCR-Texterkennung von ABBYY ermöglicht es, Texte aus physischen Dokumenten zu erfassen und diese in bearbeitbare, durchsuchbare digitale Formate – etwa in eine PDF-Datei – zu konvertieren.

  • Optimierte Workflows
    Automatisierte Belegerkennung verbessert die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung, reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Prozesstransparenz.

  • Hohe Datenqualität
    ABBYY OCR-Lösungen gewährleisten eine hohe Erkennungsgenauigkeit, selbst bei schlecht lesbaren oder strukturierten Dokumenten, was zu verlässlichen Daten führt.

  • Integration in bestehende Systeme
    OCR-Software kann leicht in bestehende Unternehmenssysteme integriert werden, um nahtlose Geschäftsabläufe zu unterstützen.

  • Vielfältige Anwendungsbereiche
    Von der Digitalisierung von Rechnungen, über Zeiterfassungsbelege bis hin zu komplexen Vertragsdokumenten – OCR-Technologie unterstützt eine breite Palette an Dokumententypen.

  • Fehlerminimierung
    Die automatische Erkennung und Verifikation von Daten reduziert menschliche Fehler, was besonders bei der Rechnungsverarbeitung und anderen finanzrelevanten Vorgängen kritisch ist.

cleverrechnung.de – Pauschalangebot für effiziente Rechnungsverarbeitung

Cleverrechnung.de ist eine innovative Plattform von EDV-Partner, die speziell darauf ausgelegt ist, kleinen und mittleren Unternehmen eine kosteneffiziente und pauschale Lösung für die Digitalisierung ihrer Rechnungsbearbeitung anzubieten.

Der Service bietet die automatische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten mithilfe fortschrittlicher OCR-Technologie. Das minimiert die Notwendigkeit manueller Eingriffe. Der Rechnungseingangsprozess wird erheblich beschleunigt, die Fehlerquote minimiert und die Datenqualität deutlich verbessert.

Die einfache und transparente Preisstruktur von cleverrechnung.de ermöglicht es Unternehmen, ihre Kosten genau zu planen und gleichzeitig von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren, ohne in eigene teure Infrastrukturen investieren zu müssen.

Bereits ab kleinen Belegmengen im Monat lohnt sich für Unternehmen der Umstieg auf die OCR-Rechnungserkennung.

Individuelle Kundenprojekte bei EDV-Partner

Für größere Unternehmen oder solche mit spezifischen Anforderungen bietet EDV-Partner maßgeschneiderte Lösungen an, die genau auf die individuellen Prozesse des Kunden abgestimmt sind.

Diese Projekte beginnen mit einer detaillierten Analyse der bestehenden Prozesse und einem kostenlosen Erstgespräch, um die speziellen Anforderungen des Kunden zu verstehen.

Anschließend entwickelt EDV-Partner eine perfekt zugeschnittene Lösung, die von der Implementierung von ABBYY OCR-Technologie für die Belegverarbeitung bis hin zur Integration in bestehende ERP-Systeme reichen kann. Diese Projekte sind besonders für Unternehmen geeignet, die jährlich eine hohe Anzahl an Belegen verarbeiten.

Mit der Erfahrung aus Projekten, die 10 Millionen Belege pro Jahr umfassen, ist EDV-Partner in der Lage, selbst die komplexesten Anforderungen effizient und zuverlässig zu erfüllen.

ZUGFeRD – Elektronische Rechnung wird ab 2025/2026 Pflicht

Mit der bevorstehenden gesetzlichen Pflicht zur Nutzung elektronischer Rechnungen (ZUGFeRD / X-Rechnung) ab 2025/2026 stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren.

Dies führt nicht nur zu mehr Transparenz und optimierten Prozessen, sondern auch zu einem beschleunigten Zahlungsverkehr, der wiederum den Cashflow verbessert. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Rechnungsstellung umstellen, können sich so einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichern und gleichzeitig sicherstellen, dass sie den neuen rechtlichen Anforderungen problemlos nachkommen.

Personalakten digitalisieren, Dokumente digital archivieren

Die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Dokumenten, Belegen und anderen Unterlagen wie zum Beispiel Personalakten, ist ein wesentlicher Schritt hin zu effizienteren und sichereren Geschäftsprozessen.

Wir haben uns auf die Bereitstellung von Softwarelösungen sowie die Integration digitaler Archivsysteme spezialisiert und greifen für die physische Digitalisierung (Scannen) von Dokumenten auf das Know-how spezialisierter Partner zurück.

Durch diesen Ansatz können wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig sicherstellen, dass unsere Kunden von der Expertise führender Scandienstleister profitieren. Die revisionssichere Archivierung aller Arten von Dokumenten – von der Personalakte bis zur technischen Zeichnung – ist somit stets gewährleistet.

Rechnungen digitalisieren, Unterlagen digitalisieren, Dokumente digitalisieren – das papierlose Büro ist schon längst keine Zukunftsvision mehr. Es ist eine strategische Entscheidung, die Ihr Unternehmen nachhaltig verändern wird. Durch die Umstellung auf digitale Akten können unsere Kunden von zahlreichen Vorteilen profitieren – erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen, verbesserte Datensicherheit, leichter zu erfüllende Compliance-Anforderungen.

Dipl.-Ing. (FH)

Nikolai Hommola

FAQ

Häufig gestellte Fragen zu Digitalisierung von Akten

Rechnungsdigitalisierung bei EDV-Partner bezieht sich auf die Umwandlung von papierbasierten Rechnungen in digitale Formate. Dieser Prozess nutzt fortschrittliche OCR-Technologie, um Daten aus Rechnungen zu extrahieren und digital zu verarbeiten, wodurch manuelle Eingaben reduziert und die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht wird.

Cleverrechnung.de ist eine Plattform, die von EDV-Partner betrieben wird und spezialisierte Dienstleistungen für die automatische Rechnungsverarbeitung bietet. Die Plattform dient kleinen und mittleren Unternehmen zur effizienten Handhabung ihrer Rechnungseingänge.

Die automatisierte Belegverarbeitung trägt zur Prozessoptimierung bei, indem sie die Dateneingabe beschleunigt, Fehler reduziert und die Datenqualität verbessert. Dies führt zu effizienteren Abläufen und ermöglicht es Unternehmen, Ressourcen besser zu nutzen.

ABBYY ist ein zentraler Technologiepartner für EDV-Partner, der OCR- und Belegerkennungslösungen liefert. EDV-Partner nutzt ABBYY-Software, um kundenspezifische Vorlagen für die Dokumentenerfassung und -verarbeitung zu erstellen, sowohl On-Premise als auch in der Cloud.

Dunkelverarbeitung ist ein automatisierter Prozess, bei dem Rechnungen ohne manuelle Überprüfung verarbeitet werden. Dies geschieht durch Plausibilitätsprüfungen, bei denen, wenn die Summen übereinstimmen, angenommen wird, dass alle Einzelpositionen korrekt sind.

EDV-Partner bereitet Unternehmen auf die ab 2025/2026 geltende Pflicht zur elektronischen Rechnung vor, indem es Lösungen zur Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD-konformen Rechnungen anbietet, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

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Unser Team freut sich darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderten Lösungen zu entwickeln. Sichere Lösungen, effizientere Lösungen. Lösungen, die Ihr Unternehmen digital voranbringen.

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