Digitales Dokumenten-Management – Effizienz & Sicherheit

Digitale Transformation mit Document Management Systems (DMS)

Die digitale Transformation bietet ein enormes Potenzial, Unternehmensprozesse zu optimieren, die Sicherheit zu erhöhen und generell die Effizienz zu steigern. Ein Baustein dabei: die Umstellung auf digitale Dokumente in Kombination mit einem leistungsstarken Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS genannt.

Was bedeutet DMS? Und wer braucht ein digitales Dokumentenmanagement?

Ein Dokumentenmanagementsystem / DMS ist eine Softwarelösung, die Dokumente elektronisch speichern, verwalten und archivieren kann. Das erleichtert das schnelle Auffinden, Zugreifen und Verarbeiten von Akten, Belegen und Informationen.

Anwendungsbeispiele sind

  • die automatisierte Rechnungsbearbeitung
  • die Verwaltung von Kundenakten
  • die Digitalisierung von Personalakten
  • die Archivierung von Vertragsdokumenten.

Dokumentenmanagementsysteme können in nahezu jedem Unternehmensbereich eingesetzt werden, von der Buchhaltung über das Personalwesen bis hin zum Marketing. Kurz gesagt: Überall dort, wo mit elektronischen Dokumenten gearbeitet wird, macht eine digitale Dokumentenverwaltung Sinn.

EDV-Partner – Ihre kompetenten digitalen Dokumentenmanager

Mit clever.DMS, Software, die auf Basis von DocuVita entwickelt wurde, bietet EDV-Partner eine fortschrittliche, cloudbasierte Lösung für das Management digitaler Dokumente und die Archivierung sensibler Daten und Dokumente. Als zentraler Bestandteil der Geschäftsprozesse unterstützt es Unternehmen dabei, den Anforderungen der digitalen Zukunft gerecht zu werden, insbesondere im Hinblick auf die bevorstehende Umstellung auf E-Rechnungen.

Integration und Funktionalität von clever.DMS

clever.DMS bietet eine nahtlose Integration in bestehende ERP-, CRM- und Warenwirtschaftssysteme. Dies ermöglicht es Unternehmen, automatisch für jeden Kunden eine eigene Akte anzulegen und somit Doppelablagen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Optional zuschaltbare Module wie CleverExport und CleverArchiv erweitern die Funktionalität, indem sie spezialisierte Tools für das Exportieren und die sichere elektronische Archivierung von Dokumenten bereitstellen.

Optimierung von Workflows und Prozessen

Das System unterstützt nicht nur Dokumentenmanagement und Archivierung, sondern optimiert auch die Bearbeitungsprozesse und Workflows im gesamten Unternehmen. Die Freigabeprozesse von Belegen können grafisch dargestellt und automatisiert werden, was die Prozesseffizienz erhöht und die Bearbeitungszeit verkürzt. Ob es um Rechnungsbelege, Verträge, Umfragen oder Zählerkarten geht, clever.DMS sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Verarbeitung.

Individuelle Lösungen und umfassende Unterstützung

EDV-Partner bietet nicht nur die Standardlösung von clever.DMS an, sondern entwickelt auch individuelle Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten sind. Egal, ob beim Aufbau einer lokalen Infrastruktur oder eines Cloud-Dokumentenmanagements – durch die persönliche Beratung und professionelle Unterstützung von EDV-Partner können Unternehmen sicher sein, dass ihre Investition in digitales Dokumentenmanagement maximale Vorteile bringt.

Sie haben Interesse an einem Dokumentenmanagement-System / DMS? So geht es weiter!

Alles beginnt mit einem ausführlichen Erstgespräch. In diesem Gespräch ermitteln unsere erfahrenen Berater Ihre spezifischen Anforderungen und Herausforderungen in Bezug auf Software, Archivierung, Dokumente und Arbeitsprozesse.

Anschließend führen wir eine gründliche Analyse durch, um alle relevanten Informationen zu sammeln und ein detailliertes Verständnis der bestehenden IT-Infrastruktur und der Geschäftsabläufe des Kunden zu gewinnen

Basierend auf dieser Analyse entwickeln wir einen individuell angepassten Vorschlag, der aufzeigt, wie unser clever.DMS oder ein maßgeschneidertes Dokumenten-Management-System die Effizienz steigern, Kosten senken und die Compliance verbessern kann. Nach der Klärung aller offenen Fragen bieten wir eine Demo-Version des Systems an, damit der Kunde die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit unserer Lösung selbst erleben kann.

Sobald der Kunde entscheidet, dass wir seine Anforderungen erfüllen, beginnen wir mit der Implementierung des Systems, unterstützt durch umfassende Schulungen und fortlaufenden Support, um eine reibungslose Integration und maximale Zufriedenheit zu gewährleisten.

Mit clever.DMS bieten wir eine fortschrittliche, maßgeschneiderte Dokumentenmanagementlösung, die speziell darauf ausgelegt ist, die Effizienz und Compliance unserer Kunden zu maximieren. Unsere Lösungen gehen weit über einfache Dokumentenarchivierung hinaus – sie transformieren geschäftskritische Prozesse und verbessern die operative Leistungsfähigkeit über alle Abteilungen hinweg. Bei EDV-Partner verstehen wir, dass jedes Unternehmen einzigartig ist. Deshalb entwickeln wir DMS-Lösungen, die genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen jedes einzelnen Kunden zugeschnitten sind. So stellen wir sicher, dass unsere Kunden nicht nur mit den Technologien Schritt halten, sondern diese optimal für ihren Geschäftserfolg nutzen können.

Dipl.-Ing. (FH)/Dipl.-Wirt.-Ing. (FH)

Sven Meyer

FAQ

Häufig gestellte Fragen zum Document-Management-System

Digitales Dokumentenmanagement ist der Prozess des Organisierens, Speicherns und Verwaltens von Dokumenten in digitaler Form. Es ermöglicht Unternehmen, effizienter zu arbeiten, indem es schnellen Zugriff auf Dokumente und Daten bietet und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance verbessert.

In einem DMS werden wichtige Dokumente digital erfasst, indexiert und in einem sicheren digitalen Archiv gespeichert. Diese digitale Archivierung erfolgt in Übereinstimmung mit Compliance-Standards und gesetzlichen Vorgaben, die sicherstellen, dass einzelne Dokumente über den erforderlichen Zeitraum hinweg aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Grundsätzlich können in einem DMS alle Dokumententypen gespeichert und verwaltet werden. Um PDFs, Word-Dokumente, E-Mails, Tabellen, Präsentationen, Bilder und viele andere Formate, die in einem Unternehmen verwendet werden müssen Sie sich keine Sorgen machen.

Ja, auch kleine Unternehmen können erheblich von einem Dokumentenmanagement-System profitieren. Es hilft, die Effizienz zu steigern, den Papieraufwand zu reduzieren und die Sicherheit zu verbessern, auch bei begrenzten Ressourcen.

Ein Cloud-basiertes DMS wird – gut gesichert – über das Internet gehostet und verwaltet. Es bietet den Vorteil, dass keine lokale Infrastruktur erforderlich ist, und ermöglicht den Benutzern ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen zu können. Vorausgesetzt natürlich, es besteht eine Internetverbindung.

Bei der Auswahl eines DMS sollten Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigen, einschließlich der Art der zu verwaltenden Dokumente und Informationen, der erforderlichen Sicherheitsstufe und nicht zuletzt der Benutzerfreundlichkeit.

Wie können wir Ihnen helfen?

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Unser Team freut sich darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen maßgeschneiderten Lösungen zu entwickeln. Sichere Lösungen, effizientere Lösungen. Lösungen, die Ihr Unternehmen digital voranbringen.

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