Mit rund 30.000 Fahrzeugen ist HPI Fleet Deutschlands Nr. 1 bei den unabhängigen Fuhrparkmanagern. Die Kunden von HPI Fleet stellen höchste Ansprüche an einen funktionierenden Fuhrpark. Der Grund: Er ist die Voraussetzung für Mobilität, Handlungsfähigkeit und Motivation der Mitarbeiter. Doch gleichzeitig grübeln Kunden in wirtschaftlich schweren Zeiten über Einsparungen bei der Fahrzeugbeschaffung und den Betriebskosten nach. Keine einfache Aufgabe für HPI Fleet als Dienstleister.

Mitte 2009 übernahm HPI Fleet zudem Aral FleetManagement (AFM) und gliederte es unter der eigenen Marke ein. Der Zusammenschluss wurde für die Prozessoptimierung bei der automatischen Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Kfz-Steuerbescheiden und Formularen genutzt. Die Anforderungen waren hoch: Pro Monat fallen rund 18.000 Seiten an, die digital erfasst und archiviert werden müssen, Tendenz stark steigend. Das Auslesen der Rechnungen sollte bis in die einzelnen Positionsdaten hinein möglich sein. Dabei lautete die Devise: Je tiefergehender die Erfassung funktioniert, desto besser. Um die Budgets für Personal zu schonen, sollten auch nicht zu viele Personen in den Erfassungsprozess eingebunden werden. Beispielsweise sollten auch Batch-Jobs über Nacht möglich sein, die komplett automatisch ablaufen.
Für den Scandienstleister Kruse war klar, dass hier eine statische Erkennung keine Chance auf Erfolg hatte; vielmehr war eine fexible Erkennung nötig, die so clever ist, neben Rechnungen auch andere Formulardaten wie Kfz-Steuerbescheide zu verarbeiten.

Lesen Sie in der Case Study (PDF, 223KB), wie es der EDV-Partner GmbH zusammen mit seinen Partnern Kruse Datenerfassung GmbH und ABBYY möglich war, die Anforderungen der HPI Fleet auf hohem Niveau zu erfüllen.