Höchste Sicherheit mit clever.DMS  

  • Hosting in deutschem Rechenzentrum ((Unterseite DATEV-RZ))
  • erhöhte Sicherheit im eigenen Unternehmen
  • Revisionssicherheit
  • optimierte, beschleunigte Geschäftsprozesse
  • Vermeidung unnötiger Risiken

clever.DMS in deutschem Rechenzentrum

Vertrauliche Unternehmensdaten erfordern eine maximal geschützte Infrastruktur. Deshalb nutzt clever.DMS eine der sichersten Clouds in Deutschland – das ISO 27001-zertifizierte DATEV-Rechenzentrum in Nürnberg. Dies garantiert die Einhaltung aller deutschen Gesetzte zum Datenschutz und zur Datensicherheit.

 

  • ISO-Norm 27001 
  • Auftragsdatenverarbeitung gem. BDSG §11 mit entsprechenden Verträgen
  • Datenverarbeitung und Speicherung ausschließlich innerhalb der Bundesrepublik Deutschland
  • Höchste Sicherheitskriterien beim Betrieb des Rechenzentrums
  • Mehrfache redundante Datenhaltung und zusätzliche Datensicherung zum Schutz vor Datenverlust
  • Brandschutz durch mehrere Brandabschnitte und Löschanlagen
  • Zutrittsschutz und Überwachung
  • Datenverschlüsselung nach höchsten Industriestandards
  • Ausgebildete Spezialisten überwachen und betreuen Ihr System

clever.DMS bietet Sicherheit im eigenen Unternehmen

Viele sicherheitsrelevante Aspekte lassen sich bei der Datenverarbeitung im eigenen Unternehmen nur mit erheblichem Aufwand in ausreichendem Maß berücksichtigen. Der Schutz vor Datendiebstahl ist innerhalb der eigenen vier Wände wesentlich schwerer zu gewährleisten, da der unbefugte physikalische  Zugriff auf Rechner und Speichermedien durch Mitarbeiter einfacher ist und somit schwerer zu verhindern ist. clever.DMS bietet hier diverse Sicherheitsmechanismen:

  • regelbasiertes Berechtigungssystem
  • Protokollierung alle Zugriffe auf Dokumente, sodass auch lückenlos nachvollzogen werden kann, wer auf Informationen wann zugegriffen hat
  • Umgehung des Sicherheitssystems für Mitarbeiter nahezu ausgeschlossen, da die Daten nicht auf eigenen Rechnern liegen.

Für revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement ist es unerlässlich, für jeden mit dem System arbeitenden Benutzer einen eigenen Useraccount zu verwenden. Nur so können Zugriffsberechtigungen richtig gesteuert und Datenzugriffe nachvollzogen werden. Bei clever.DMS sind im Business-Paket beliebig viele Benutzerlizenzen inklusive - zugunsten der Sicherheit.

clever.DMS bietet Revisionssicherheit

Die Revisionssicherheit eines Archivs misst sich in Deutschland insbesondere an den Anforderungen, Vorschriften und Bestimmungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die seit Anfang 2015 gelten. Darüber hinaus existieren weitere steuer- und handelsrechtliche Vorgaben, die es zu beachten gilt.

Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis einer Verfahrensdokumentation ein - Vorgaben, deren Einhaltung clever.DMS sicher unterstützt. 

clever.DMS optimiert Geschäftsprozesse

Die Einführung von elektronischen Prozessen für Archivierung und Dokumentenmanagement führt zu einer Beschleunigung der Geschäfts- und Unternehmensprozesse. Durch die verbesserte Informationsverarbeitung und durch kurze Recherchezeiten erhöht sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Geschäftspartnern, was oft auch zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Durch die Nachvollziehbarkeit steigt zudem die Qualität der Geschäftsprozesse und Fehler werden – nicht zuletzt durch das schnelle Auffinden von Informationen – reduziert.

clever.DMS hilft, unnötige Risiken zu vermeiden

Aufgrund fehlerhafter Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen und der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften entstehen finanzielle Risiken z.B. durch Nachzahlungen von Steuern oder durch Zwangsgelder bei der Verletzung von Mitwirkungspflichten. clever.DMS hilft Ihnen mit zahlreichen Funktionen, solche unnötigen Risiken zu vermeiden. 
Sollten Sie zukünftig clever.DMS auf eigenen Servern betreiben wollen, erhalten Sie erhalten Ihren kompletten Datenbestand, so dass sie sofort in der gewohnten Umgebung weiterarbeiten können. Auch bei einem Systemwechsel unterstützen wir Sie: Bei Bedarf stellen wir Ihnen alle Dokumente und auch die Metadaten zur Weiterverarbeitung auf einem Datenträger zur Verfügung.