Einfach, komfortabel und revisionssicher

Ausgefeilte Funktionen für komfortables und sicheres Arbeiten:

  • Organisieren Sie Ihre Arbeit und Ablage in Aktenordnern und beliebigen Strukturen. Sie arbeiten ähnlich weiter wie bisher gewohnt, allerdings revisionssicher und mit viel mehr Komfort.
  • Fügen Sie neue Dokumente einfach per Drag & Drop Ihrer Ablage hinzu. Das funktioniert sogar im Webclient mit vielen Browsern.
  • Suchen und finden Sie in Sekundenschnelle Ihre Informationen. Sie müssen nicht wissen, wo Sie ein Dokument abgelegt haben um es zu finden: clever.DMS durchsucht auf Wunsch das gesamte System nach beliebigen Schlagworten. Neue Dokumente werden automatisch in den Volltextindex aufgenommen. Das gilt auch für gescannte Dokumente, dank leistungsfähiger optischer Texterkennung (OCR).
  • Scannen Sie Unterlagen direkt ins Archiv. clever.DMS ist kompatibel zu allen Standard-Scannern mit TWAIN- oder WIA-Schnittstelle. Die passende Software für Windows liefert clever.DMS ohne Aufpreis gleich mit.
  • Nutzen Sie digitale Workflows, z.B. einen Rechnungsworkflow, der Sie professionell bei Bearbeitung und Freigabe Ihrer Eingangsrechnungen unterstützt. Sobald Sie den Workflow zentral starten, durchläuft jede Rechnung einen durchdachten und bewährten Freigabeprozess, der Fehler vermeidet und viel Zeit spart. Der Workflow lässt sich um Features wie automatische Lieferantenerkennung, Vorkontierung mit FIBU-Stammdaten oder ganz individuell erweitern.

Funktionen zur Gewährleistung der revisionssicheren Archivierung:

  • Zeitnahe Digitalisierung durch vollautomatische Belegverarbeitung und integrierten Scan-Client sehr einfach möglich
  • Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen
  • Versionierung aller Dokumente bei Veränderung sowie Protokollierung 
  • Berechtigungen und Zugriffsschutz
  • Schutz vor Löschen und Manipulation
  • Datensicherung
  • Elektronische Signatur und MD5 Checksummen

Weitere Funktionen:

  • Wiedervorlage
  • Verschlüsselung
  • Check-in / Check-out von Dokumenten
  • Regelbasiertes Berechtigungssystem
  • Windows-/Web-/Mobile-Client